使いながら進化する──全学年展開と、稼働後の伴走／四天王寺小学校アフタースクール導入事例（第4回・最終回）
連載：TechnoSMS導入事例 四天王寺小学校アフタースクール（全4回）第4回
システム導入の記事は、たいてい「無事に稼働しました」で終わる。だが現場にとって、稼働日は終わりではなく始まりだ。
第3回では、実装した画面と1年生を対象としたトライアル運用、操作トレーニングまでを追った。最終回となる本稿が扱うのは、その先である。2学期からの全学年展開、運用開始後に見つかった効率的な使い方、それに伴う追加開発とサポート対応、そして今後の展望をまとめる。
この記事の要点
- 1年生の1学期で手応えを確かめ、2学期から全学年へ展開した
- 現場発の「年間まとめて申し込みたい」という当初設計にない使い方を、システム側が耐えられることを確認したうえで採用した
- 使ってみて初めて見えた課題は11件の改修要望として言葉になり、1件ずつ工数を算出して優先順位を相談している
- 言われる前に手を打つ範囲と、際限なく広げない線引きの両方を持っている
本連載には、以下の3つの組織が登場する。
| 正式名称 | 本文での呼称 | 立場 |
|---|---|---|
| 学校法人四天王寺学園（四天王寺小学校） | 学園 | クライアント（小学校の運営母体） |
| 販売代理店S | 代理店S | 学園のITパートナー（販売代理店） |
| テクノピアン株式会社 | テクノピアン | 弊社：開発ベンダー（TechnoSMSの開発・提案を担当） |
1年生の1学期で確かめてから、2学期に全学年へ広げた
本番稼働は4月に始まった。ただし、初日から全学年が新システムに乗ったわけではない。
理由は学校の暦にある。2年生から6年生のアフタースクール申込は、新年度が始まる前の段階で完了している。4月1日から動き出すシステムに、すでに終わっている手続きを載せ直す意味は薄い。一方、1年生だけは事情が違う。入学して学校に慣れた頃、およそ1ヶ月ほど遅れて募集が始まる。稼働開始のタイミングと、ちょうど重なるのだ。
そこで本事例では、1年生を対象に1学期を通して運用し、実際の1サイクルで確かめる進め方を取った。結果は、これでいけるという手応えだった。2学期から全学年での稼働が始まり、今まさにその状態にある。
導入前は、全校児童約300名（1〜6年生）のうち約3分の2がアフタースクールを受講し、その受講管理と日々の下校パターンをExcelの手作業で回していた。稼働後に学園から評価を得ているのは、まず名簿がすぐ出る点である。毎日発生する、いちばん頻度の高い業務から先に軽くなった。
「年間まとめて申し込みたい」──設計になかった運用を、システムが受け止めた
要件定義の時点で確認していた運用は、1学期・2学期・3学期のそれぞれで申込を受け付けるというものだった。学園で長く続いてきた運用であり、システムもその前提で設計している。学期ごとに講座マスターとスケジュールを登録し、申込を受ける形である。
ところが運用が始まると、現場から別の発想が出てきた。年度の最初にまとめて申し込んでしまえば、2回目・3回目の準備は省けるのではないか、と。
背景には実態がある。1学期に申し込んだ児童は、そのまま3学期まで継続して受講するケースがほとんどだった。であれば、最初に1年分を登録しておき、変更が出たときだけ管理画面で個別に調整するほうが、現場の実感に近い。
この要望に対して本事例が取った手順は、設計と違うので不可と突き返すことでも、言われたとおりに流すことでもなかった。テクノピアン側でその入力方法でも問題が出ないかをひととおり確かめ、そのうえで、その進め方で構わないと学園へ回答している。
結果、学期ごとに3回必要だったマスター登録は、1回で済むようになった。
これはシステムに業務を合わせた話ではない。システムが入ったことで、業務のほうがより効率的な形を見つけたのだ。導入時の課題だった申込・名簿・保護者連絡をクリアした先で、運用そのものが更新された瞬間だった。
使ってみて初めて見えた課題は、11件の改修要望として言葉になった
稼働後に起きた変化は、もうひとつある。日々システムを操作する中で、現場に「こうすれば使い勝手が良くなる」という改善案をまとめる担い手が現れたことだ。管理者クラスが中心だった要件定義の場とは、また違う視点である。
システムのリリースから3ヶ月後、追加改修をテーマにした打ち合わせを実施した。持ち込まれた要望は11件。1件ずつ、背景・対象画面・システム上の対応案を突き合わせて整理していった。
内訳は一様ではない。
| 要望の扱い | 内容の例 |
|---|---|
| 改修する | 児童一覧・出席表などの検索条件と一覧、Excel保存に学年・組・出席番号を追加する |
| 改修する（軽微） | 検索結果の表示件数を広げる／検索条件の初期値を実務に合わせる |
| 改修せず解決 | 講座設定の項目の意味を説明する／既存のチェックボックス操作で回避できることを案内する |
| 学園側で検討 | 下校時刻の選択肢に加える文言を学内で決める |
同姓同名の児童を取り違えない、担任が自分のクラスだけを素早く絞り込める──要望はどれも、実務を回している人からしか出てこない粒度だった。
会議の場では、システム内の文言変更も追加で挙がった。「生徒」を「児童」に改める、といった類である。
学校の言葉づかいは、要望票そのものにも残っている。「箱に日付を追加したときに」という一文がそれだ。ここでいう「箱」とは講座マスターのことで、学園の先生方の言い回しである。テクノピアン側も、できるだけその言葉に合わせて話すようにしている。相手に翻訳し直させないことが、稼働後のやり取りの速度を決める。
整理した要望は、1件ずつ工数を算出したうえで、代理店S経由で見積として提示する。まとめてではなく個別に出すのは、費用対効果を見ながらどれから着手するかを一緒に決めるためだ。
言われる前に手を打つ。ただし、際限なく広げない
システム開発では、見積で示したスコープの範囲しかやらない──発注する側は、たいていそう身構えている。
本事例では、その前段で少し違うことが起きていた。サポートに入っていると、先生方がデータを登録し、「次はこの時期にこの作業をする」という業務の順番が見えてくる。その流れの先に、このままでは後で困るだろうという箇所がいくつか見えた。言われていない範囲でも、そこは先に手を打っている。
たとえば、講座一覧の検索がそれにあたる。先生方が登録した講座名は「木 卓球（初心者）」という形だった。曜日と講座名が入っていれば現場では十分に通じる、自然な付け方である。ただ、この付け方だと1学期も2学期も同じ講座名になる。そのままでは講座一覧に同じ名前が並び、どちらの学期のものか見分けがつかなくなる――そう予測できたため、現場から声が上がる前に手当てを提案した。検索条件に「学期」を足して学期単位で絞り込めるようにすること、あわせて講座マスタのExcel出力に「曜日」と「学年」を加えることである。後者は、登録を終えた後に一覧で見直して、登録内容の誤りをその場で見つけられるようにするためだ。
「私が欲しいと思っていた機能が盛り込まれて嬉しいです」
改修の内容を学園内で共有した後、教員から返ってきた言葉である。
先回りは善意だけの話ではない。困りごとが起きてから対処するより、起きる前に潰したほうが双方の手間が減る。サポートの負荷を下げる実利的な判断でもある。
一方で、線引きも要る。「そこまでやってくれるなら、これも」と要望が際限なく広がれば、サポートは立ち行かない。だから本事例では、やらないほうがいいという進言もしている。検索をエンターキーでも実行したいという要望には、対応は可能で工数も小さいものの、検索ボタンがすぐ上にあるため費用対効果は小さいのではないか、と伝えた。
できることを全部やるのではなく、投資に見合うものを選ぶ。その判断材料を出すところまでが、稼働後の役割である。
稼働後の運用サポートは、課題管理表に残す
稼働後の運用サポートで軸になっているのは、特別な仕組みではない。問い合わせとその対応を、サポート課題管理表に1件ずつ記録することだ。
地味だが、効く。誰がいつ何を言い、どう対応したかが残っていれば、「言った・言わない」は起きない。しかも記録は、次の場面で手順書として使える。年度の途中で編入した児童の登録と、マイページのアカウント発行・パスワード変更の手順も、課題管理表に蓄えたシートを参照する形で学園に共有した。1度きりのやり取りが、学園に残るナレッジになる。
問い合わせの量には、はっきりした波がある。多かったのは稼働直後の4月と、1年生の申込が動いた稼働2ヶ月後。稼働から3ヶ月が過ぎた頃には、それ以前のおよそ4分の1にまで減っている。なお、ここで数えているのはメールのやり取りの件数である。学園からの問い合わせが1件、こちらからの返信が1件と積み上がるため、実際に起きた相談の数はこの半分ほどと見てよい。立ち上がり期に厚く、運用が定着するにつれて収束していく──導入初期に必ず訪れる、自然なカーブである。
なお、練習用のステージング環境は納品後も開放したままにしている。学校では先生の入れ替わりが必ず起こる。新しく担当になった先生が本番に触れる前に試せる場所が常にあることは、人が替わっても運用が続く条件のひとつだ。
必要になったときに、必要な分だけ足せる
追加開発の相談は、稼働直後だけのものではない。導入から2〜3年、7〜8年、極端な例では10年が経ってから届くこともある。
きっかけの多くは、システムの外にある。
- 契約書などの帳票フォーマットが変わった
- クレジットカード決済のセキュリティ要件が引き上げられた
- 会計システムを導入したので、仕訳連携データを出したい
- スクール側が新しいサービスを始めるので、システムでどう扱うかを決めたい
いずれも、導入時点では想定しようのない変化だ。カスタマイズを前提としたスクール管理システムであれば、必要になった箇所だけを、必要になった時に足していける。SaaSやパッケージでも改善は続くが、機能追加は提供元の開発計画に沿って進むため、個社固有の運用に合わせた変更をその都度反映するのは難しい場合がある。
外の環境が変わったとき、対応の選択肢はいまのシステムに手を入れることだけではない。別のシステムへ乗り換えるという道もある。ただし乗り換えには、新しいシステムの利用料のほかに、既存データの移行、権限や帳票の再設定、そして現場が操作を覚え直す時間がかかる。この人的な手間は数字で並べにくい分だけ見落とされやすいが、決して軽いコストではない。
だからこそ望ましいのは、長く使い続けられることと、環境の変化に対応できることを両立できるシステムである。導入後も必要な分だけ改修を重ねていけるということは、裏返せば、乗り換えずに使い続けられるということでもある。
規模感としては、開発費の1割程度を毎年の改善に充てるケースもある。もっとも、これは案件によって大きく変わる。理想を言えば、改修が発生しないシステムがいちばんいい。それでも外の環境は変わり、現場からは新しい声が上がる。その分だけを足せる余地があるかどうかが、長く使うシステムの分かれ目になる。
まとめ：全4回で見えた、導入の前と後
本連載を振り返る。
- 第1回：RFPも要件定義書もない状態から、1年をかけて信頼を積み上げた
- 第2回：言語化されていない業務を引き出し、カスタマイズの要件へ翻訳した
- 第3回：実装した機能を、1年生のトライアルと操作トレーニングで現場に渡した
- 第4回：使いながら、業務とシステムの両方を更新し続けている（全学年展開・追加開発・運用サポート）
四天王寺小学校アフタースクールの導入は、2学期からの全学年運用が始まったところである。整理した改修要望は、費用対効果を見ながら1件ずつ判断していく段階にある。
導入の成否は、稼働日ではなく、その後の数年で決まる。使ってみて初めて見える課題があること、そして業務のほうが先に進んでしまうことは、失敗ではない。システムが現場で生きている証拠である。
【導入サマリ】TechnoSMS 導入概要
本事例の導入概要をまとめる。TechnoSMSの導入を検討されている方の参考になれば幸いだ。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 導入先 | 学校法人四天王寺学園 四天王寺小学校（アフタースクール） |
| 業種 | 私立小学校（学校法人）／放課後の講座運営（アフタースクール） |
| 導入システム | TechnoSMS（受講管理・児童管理・スケジュール管理・保護者マイページ／申込） |
| 主なカスタマイズ | 曜日起点の一括申込フォーム、選択が連動する入力チェック、全児童の下校管理（「すぐ下校」講座）、スケジュールを含むコピー、メールアドレス非保持の設計、学校の言葉づかいに合わせた文言変更 |
| 導入経路 | 学園のITパートナー（代理店S）経由の紹介案件。要件定義・提案書・見積り・開発・テスト・トレーニング・サポートはテクノピアンが一貫して担当 |
| 期間 | 2024年9月 初回相談 → 約1年で受注 → 2025年11月 要件定義完了 → 2026年2月 動作確認・操作トレーニング（ステージング）→ 2026年4月 本番稼働（1学期は1年生）→ 2学期から全学年 |
| 利用者規模 | 在校児童約300名（1〜6年生・約3分の2がアフタースクールを受講）。先生方は管理画面、保護者はマイページを利用 |
| 開発費用／月額費用 | 個別見積（改修要望は1件ずつ工数を算出し、代理店S経由で個別に見積を提示） |
カスタマイズの範囲について
TechnoSMSは、スクール管理のベースパッケージをもとに、顧客の業務に合わせたカスタマイズを前提としたシステムである。今回の事例では、以下のような切り分けを行った。
- 標準機能でカバーした範囲：講座マスタとスケジュールの管理、受講生（児童）管理、名簿・一覧の検索とExcel保存、講座スケジュールのコピー
- カスタマイズで対応した範囲：曜日起点の申込フォーム、選択が連動する入力チェック（サポートタイム→アフター１→アフター２）、受講しない児童も含めた下校管理、スケジュールを含むコピー、保護者からの連絡、マイページ（学校への連絡）
- あえてシステム化しなかった範囲：メールアドレスの保持（保護者への通知は学園が運用していた連絡網システムに一本化）。標準で付いている機能を意図的に削る判断も、カスタマイズの一部である
費用感の目安
開発費用・月額費用は、要件の複雑さとカスタマイズ範囲によって変わるため個別見積となる。費用を検討するときに一緒に置いてみてほしいのは、その費用が何と引き換えになるかである。本事例でいえば、毎日Excelで名簿を作り、保護者からの電話連絡を複数の先生へ回していた作業が、先生の手から離れた。1名が張り付いていた時間と、伝達の行き違いを後から埋め合わせる手間が、そのぶん減っている。稼働後の改修要望についても、1件ずつ工数化して個別に見積を提示し、費用対効果を見ながら着手順を学園と一緒に決めている。規模感として、開発費の1割程度を毎年の改善に充てるケースもあるが、案件によって大きく変わる。
【導入団体のご紹介】学校法人四天王寺学園（四天王寺小学校）
今回の導入事例にご協力いただいたのは、学校法人四天王寺学園が運営する四天王寺小学校である。2009年（平成21年）に四天王寺学園小学校として開校し、2017年（平成29年）に現在の校名へ改称した。所在地は大阪府藤井寺市春日丘3丁目1番78号、近鉄南大阪線「藤井寺」駅から徒歩約3分に位置する（四天王寺小学校 公式サイト）。在校児童は約300名（1〜6年生）である。
学園が受け継いでいるのは、「和の精神」と「利他の精神」である。「困っている人を助けたい」「世の中の役に立ちたい」と心から願う志を育てることを、教育の中心に据えている。朝の時間に英語で活動する「イングリッシュモジュール」、学年ごとの宿泊学習、天然芝のグラウンド、自校で調理する給食、読書の時間（ブックタイム）——一日の過ごし方そのものに、その考え方が行き渡っている。
放課後のアフタースクールも、その延長線上にある。放課後に学べる充実した講座を用意し、講座を通して豊かな体験ができるようにしたうえで、宿題や自主学習のサポートも行い、最長19時まで児童を預かる。在校児童の約3分の2にあたる児童が講座を受講しているという数字は、この手厚さが保護者から信頼されていることの表れだろう。
なかでも印象的なのは、受講する児童だけでなく、受講しない児童も含めた全員の下校時刻を把握し、保護者へ正確に伝えていることである。放課後の過ごし方は家庭ごとに違い、同じ児童でも日によって変わる。それを一人ひとり追いかけて毎日伝え続けるのは、当たり前にできることではない。児童一人ひとりに向き合うという方針が、放課後の運用にもそのまま表れている。
2学期からの全学年運用が始まった現在、現場からは「こうすればもっと使いやすくなる」という改善案が次々に上がってきている。仕組みが入ったところで止めず、より良い運用を自分たちで探しにいく。その姿勢が、この学校の強みである。
テクノピアンは、四天王寺学園のようなお客様に対して「システムを売って終わり」という姿勢を取らない。受注前から業務の流れを一緒に言語化し、稼働前は実データを入れたステージングで確かめてもらい、稼働後は課題を1件ずつ記録しながら投資すべき箇所を見極める。練習用のステージング環境は納品後も閉じない。人が替わっても運用が続くところまで伴走することが、テクノピアンの考える導入支援である。
テクノピアンの提案は、製品説明にとどまらない。お客様の業務が実際にどう動いているかを聞き取り、カスタマイズの範囲と導入後の運用イメージまで一緒に設計する。稼働後も、課題を1件ずつ記録しながら、投資すべき箇所を一緒に見極めていく。
「どこから整理すればいいか分からない」という段階からでも、ぜひお気軽にご相談いただきたい。
お問い合わせはこちらから
連載：TechnoSMS導入事例 四天王寺小学校アフタースクール（全4回）
- 第1回学校×ITパートナー×開発ベンダーの三者協働──四天王寺小学校アフタースクール、TechnoSMS受注までの1年
- 第2回言語化されていない業務を、システムに落とすまで
- 第3回設計した業務を、現場が回すまで
- 第4回・最終回使いながら進化する──全学年展開と、稼働後の伴走この記事
スクール管理システム「TechnoSMS」を開発するTECHNOPIAN株式会社の広報。「業務をシステムに合わせるのではなく、業務のためのシステムを作る」が信条。数十社以上の導入指揮経験を活かし、徹底した要件定義によって、スクール独自の複雑な運用ルールを最適なシステムにする過程をお伝えします。
