学校×ITパートナー×開発ベンダーの三者協働──四天王寺小学校アフタースクール、TechnoSMS受注までの1年

公開日 2026年11月6日導入事例

連載：TechnoSMS導入事例四天王寺小学校アフタースクール（全4回）第1回

スクール管理システム「TechnoSMS」を開発するTECHNOPIAN株式会社の広報。「業務をシステムに合わせるのではなく、業務のためのシステムを作る」が信条。数十社以上の導入指揮経験を活かし、徹底した要件定義によって、スクール独自の複雑な運用ルールを最適なシステムにする過程をお伝えします。

RFPなき1年──ITパートナー経由の紹介案件から、四天王寺小学校アフタースクールへのTechnoSMS導入・受注まで

本連載には、以下の3つの組織が登場する。

名称	本文での呼称	立場
学校法人四天王寺学園（四天王寺小学校）	学園	クライアント（小学校の運営母体）
販売代理店S	代理店S	学園のITパートナー（販売代理店）
テクノピアン株式会社	テクノピアン	弊社：開発ベンダー（TechnoSMSの開発・提案を担当）

2024年9月、一本の電話が鳴った。受注まで要した時間は、およそ1年である。

提案書の更新は6〜7回。見積りのやり直しは3〜4回。1件ずつ要件を丁寧に積み上げていった道のりだった。

だが、これは単なる長期化ではない。RFPも、整理された要件定義書も存在しない状態から、顧客の業務課題を共に言語化していくプロセス──それこそが、1年という時間の正体だ。

「うちもシステムを入れたい。だが、何から整理すればいいか分からない」──そう感じているスクール運営者やIT担当者にとって、この事例は決して他人事ではない。本連載第1回では、TechnoSMSが四天王寺小学校アフタースクールに受注されるまでの全プロセスを明かす。

起点は、学園のITパートナーからの相談電話

テクノピアンと学園は、最初から直接つながっていたわけではない。

きっかけは、学園の長年のITパートナーである販売代理店Sからの一本の問い合わせだった。「アフタースクールの管理で困っているお客様がいて対応できるシステムを探している」──その打診が複数ベンダーへ発信されたことが、この案件のスタートである。

私立小学校には、大手IT企業が長年の信頼関係を築いているケースが多い。PC・ネットワーク機器の導入から保守まで、学校のITインフラを継続的に支える存在だ。今回の案件もまた、その信頼関係の延長線上にある紹介案件であった。

代理店経由の案件であっても、要件定義から開発・サポートまでをテクノピアンが主体的に担う。この姿勢こそが、後の受注につながる決定的な差を生んだ。

現場で何が起きていたか──Excelと先生1人で回すアフタースクール

四天王寺小学校の在校児童は約300名（1〜6年生）。そのうち約3分の2がアフタースクールを受講している。

導入前の管理体制は、次のような状況であった。

私立小学校ならではの事情として、保護者へのサービスレベルは公立学校より高い基準が求められる。中でもお迎え時間の把握は全児童が対象であり、情報伝達の正確性が現場の最優先事項となっていた。

約300名の児童は、それぞれ異なる下校パターンを持つ。即時下校する児童もいれば、自習して帰る児童、アフタースクールの1コマ目を受講してから帰る児童、2コマ目まで受講する児童、さらに延長預かりを利用する児童もいる。これらのパターンを一人ひとり日単位で把握する必要がある。

加えて、保護者から学校への電話連絡が日々発生する。受講の欠席・振替・お迎え時間の変更といった連絡を受けた担当者は、その情報を複数の先生方に横展開し、学校全体として対応できる体制を整えておく必要があった。保護者への連絡ミスは即トラブルに直結するため、情報伝達の正確性が現場の最優先事項となっていた。

この「多様で複雑な日次パターン」と「組織横断的な情報共有」を、毎日Excelの手作業で管理していた。業務負荷として、無理のある運用状態であった。

項目	導入前の実態
受講管理	Excelで手作業、毎日アフタースクール講座の受講する児童名簿を出力
下校管理	Excelで手作業、全校児童の下校時間・受講予定とお迎え時間を記載した名簿を出力
連絡対応	保護者から学校へ電話による欠席・受講予定変更依頼が1日複数件
担当人員	先生1名が業務に張り付いて対応
トラブル	保護者からの連絡受付後、伝達ミスによる「言った・言わない」が発生。保護者クレームに発展

デモで差がついた理由──「業界の共通言語」という武器

複数のベンダーが招集されたデモの場で、決定的な差が生まれた。

学園側から「こういう場合はどうなりますか？」と業務シーンを問われたとき、他のベンダーは回答を曖昧にした。一方、テクノピアンは即座に答えた。

理由は単純である。アフタースクール管理・スクール業務の業界経験があるため、顧客が使う言葉と想定するシーンを、そのまま理解できたのだ。

「スクール業務の当たり前、これを説明しなくていいので話が早いね。」（学園の担当者）

受講管理の単位、下校フローの考え方、保護者連絡の優先順位──スクール管理システムを専門とするベンダーにとっての「当たり前」が、顧客には「説明しなくとも伝わる安心感」となる。要件は「待つ」ものではなく、「引き出す」ものだ。業界の共通言語があるからこそ、ヒアリングの質が上がり、顧客の潜在ニーズが可視化されていった。

「早い見積り」と「1年の積み上げ」──丁寧さが信頼になる理由

この案件には、ほかのベンダーも提案に加わっていた。

比較のなかで学校側が重く見たのは、見積りが出てくる早さではなく、自分たちの業務をどこまで聞き取ったうえでの数字か、という点であった。

業務を十分に聞き取る前に出た数字は、相手の課題を理解した上での数字にはなりにくい。判断材料のない見積りは、かえって不安の材料となる。

テクノピアンが1年をかけて積み上げてきたのは、次のプロセスである。

ヒアリング（複数回）：現場の業務フローを細かく把握
提案書更新（6〜7回）：運用イメージを「紙芝居」形式で提示し、認識のズレを都度修正
見積り更新（3〜4回）：要件が固まるたびに積算を見直し、根拠を示す

急いで出た数字より、対話を重ねた数字のほうが信頼される。このシンプルな事実こそが、受注の大きな決め手となった。

3社体制の役割分担──「全部巻き取る」と「見守る」の使い分け

この案件は、テクノピアン・販売代理店S・学園の三者で進行した。役割は明確に分かれている。

テクノピアン

要件定義・提案書・見積り作成をリード
TechnoSMSのカスタマイズ仕様の策定
開発・テスト・トレーニング・サポートを一貫して担当

代理店S

学園との調整・アポイント設定
追加要件発生時の調整支援（合意形成の場にも同席）
年間利用料の請求・支払い管理
日常的な課題管理はテクノピアンが主体となって対応し、代理店Sとも適宜情報共有を実施

学園

業務フローのヒアリング対応と運用イメージへのフィードバック
最終意思決定

テクノピアンが要件定義から開発・サポートまでを「全部巻き取る」ことで、代理店Sは顧客との関係維持に集中できる。この分業こそが、RFPのない状態でも案件を前に進められた構造的な理由である。

なぜ1年かかったのか──構造的な背景

時間がかかった理由は、担当者の動きが遅かったからではない。

システム導入に不慣れな現場の先生方から要件を引き出すプロセスには、一定の時間を要した。先生方からの要望は、業務優先度や使用頻度を整理した形で一度に出てくるものではなく、思いついたタイミングでバラバラと追加される形で出てくる。当初の議題を議論している最中に、別軸の要件（自習して帰る児童の管理・振替機能など）が随時加わることもあった。

これはシステム導入経験のない現場では当然起こり得ることである。発注者側の問題ではなく、不慣れな環境から要件を引き出すことそのものが、この案件における最大の実務課題だった。

RFPが存在しない：学校側に要件を文章化する経験も体制もなかった
既存システムがない：比較対象がなく、業務ケースを1件ずつ洗い出す必要があった
代理店SはSIerではない：要件整理の専門家ではなく、テクノピアンが事実上一手に引き受けた

テクノピアンは都度ヒアリングを重ね、矛盾点があれば確認しながら案を提示した。「あの時こう言ったじゃないか」と詰め寄るような姿勢は一切取らず、信頼関係を最優先にしながら要件を引き出す伴走スタイルで対応した。この「要件を引き出す」開発スタイルこそが、1年という時間をかけながらも案件を前進させ続けた原動力である。