塾講師に必要な電話対応のマナーとは？
塾の電話対応は、保護者や生徒とのコミュニケーションを円滑にするために非常に重要であり、電話応対の質が塾の評価に直結することもあります。今回は塾における電話対応のポイントと、特に保護者からの電話に対する効果的な対応方法について解説します。
電話がかかってくる主な理由
塾にかかってくる電話の多くは保護者からの問い合わせです。
主な内容として、授業内容や進度、スケジュールの確認や変更の依頼、料金や支払いに関する質問などが挙げられます。
塾・スクールでの電話対応は顧客満足度にもつながる重要な業務です、基本的な電話対応のマナーを身に着け保護者・生徒が安心できるような対応を心がけましょう。
塾講師に必要な電話対応のマナー
以下に効果的な電話対応マナーを紹介します。
①3コール以内に電話に出る
迅速な対応は、相手に安心感を与えます。3コール以内に電話に出ることを心がけましょう。もし出るのに遅くなってしまった場合は、「お待たせいたしました」という言葉を添え、内容の確認を行うと良いでしょう。
②いつもより声を1トーン高めに
電話越しの声は、印象を大きく左右します。明るく、少し高めの声のトーンで話すことで親しみやすさを演出します。初めて電話対応をする際には自分の声を録音して聞いてみることをお勧めします。自分が思っている以上に声が低く、暗い印象を与えている場合もあります。
③内容はメモを取る
電話の内容にかかわらずメモは必ず取るようにしましょう。基本的には、「誰から電話がかかってきたのか」「どのような要件なのか」「どのような要望なのか」の3点を押さえておくと良いでしょう。
④重要な内容は復唱する
重要な内容の復唱はメモと同様に非常に重要な作業です。特に「名前」「電話番号」「要件」は必ず復唱して確認をします。これにより聞き間違いなどを防ぎ、情報の誤解や伝達ミスを防ぐことができます。
⑤電話を切る際は相手が切ってから
基本的に、塾ではお客様となる保護者や生徒が切るまで待つことがマナーとされます。また、固定電話での対応の場合は、受話器の置き方にも気を付けましょう。
電話機にはフックスイッチと呼ばれる受話器を置くと通話が切れるスイッチがあり、ビジネスシーンではこのフックスイッチを静かに押して切るのがマナーとされているため注意しましょう。
まとめ
塾の電話対応は、保護者や生徒との信頼関係を築くための重要な手段です。迅速で丁寧な応対を心がけることで、塾の評価を高めることができます。電話応対の基本マナーを守り、保護者のニーズに応えることで、より良いコミュニケーションを実現しましょう。
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